Los OKR y cómo medir la productividad en el trabajo virtual

Hace pocos días, en un foro de diálogo sobre trabajo virtual, en donde participaron clientes y líderes de equipos de trabajo, se planteaba esta interrogante: ¿Cómo medir la productividad en un esquema de trabajo remoto o virtual?

La interrogante resonó en el equipo de Kamaleo®, pues en realidad medir e incrementar la productividad en las organizaciones es un desafío que observamos como algo recurrente en el esquema presencial, pero que se intensifica en la modalidad a distancia.

La respuesta, tiene que ver con la forma en que están conectados la estrategia y los objetivos con las tareas del día a día. Si los objetivos y su prioridad han sido establecidos; estos han sido comunicados y asimilados por el equipo; y la ejecución se mantiene alineada hacia su cumplimiento, se puede decir que vamos por el camino correcto.

Sin embargo, ¿Cómo implementar estas ideas con agilidad?

Objetivos y Resultados Clave (OKRs)

Existe una metodología conocida como Objetivos y Resultados Clave –OKRs (por el acrónimo en inglés de: Objectives and Key Results), la cual consiste en reenfocar la medición del desempeño de un equipo hacia sus resultados (Outputs) en lugar de sus procesos.

En términos prácticos, en lugar de decir a los colaboradores qué hacer, la metodología propone fijar objetivos precisos y permitir que ellos determinen la mejor manera de alcanzarlos. Una idea concebida a principios de los ochenta que aún suena revolucionaria en nuestros días, en ciertos contextos.

Los Objetivos hacen referencia a las metas de la organización en un periodo. Los Resultados Clave, son las métricas a través de las cuales se determina si el objetivo se cumple.

¿Esta metodología es útil en el nuevo contexto?

Es cierto que, la manera de hacer negocios ha adquirido una mayor complejidad hoy en día, debido a la incertidumbre / vulnerabilidad del contexto, a la tecnología que cambia de manera más rápida, o a los cambios en las tendencias de consumo.

Esta metodología es una alternativa flexible, que en la práctica se utiliza para aterrizar los propósitos de diferentes tipos organizaciones de vanguardia, desde startups hasta emprendimientos tradicionales, pymes y empresas multinacionales, del sector público y Organizaciones No Gubernamentales (ONG’s).

Por ello, implementar los OKR permite accionar con agilidad, impactando positivamente en la determinación de prioridades. En especial, con equipos remotos contribuye a la comunicación, alineación y a mantener organizados y visibles tanto esfuerzos individuales como  colectivos.

¿Cómo funcionan los OKR?

Cuando las tareas del día a día están desconectadas de los objetivos estratégicos, es fácil perderse. El foco se desvía fácilmente de lo importante hacia lo urgente. El concepto de los OKR por su parte, ayuda a establecer y fortalecer el vínculo entre la estrategia y el trabajo diario. Además de potencializar los outputs / resultados y sus beneficios.

Si se viera como una pirámide sería así, en donde la información fluye en dos vías de forma vertical:

Elaboración Kamaleo®. Fuente: The Asana Playbook to OKR. 2020

Los OKR dan claridad a los integrantes sobre sus propios objetivos y cómo estos contribuyen en el gran todo. Por tanto, mitigan el trabajo en silos, promueven el compromiso, la colaboración y el sentido de pertenencia. Variables que están relacionadas con el alto desempeño y la mejora de la rentabilidad.

¿Cómo implementar un sistema OKR?

Aquí algunas consideraciones:

  1. Definir lineamientos. Establecer cómo será el proceso de definición de objetivos y el esquema de seguimiento (herramientas, responsables, entre otros)
  2. Co-crear los Objetivos y establecer Key Results. A nivel Organización, pero también desglosando las métricas a nivel equipo e individual
  3. Ejecutar con cadencia. Dar seguimiento y ajustar cuando sea necesario para mantener la consistencia en los resultados y generar nuevos hábitos que aseguren la sostenibilidad del nuevo modelo. En este punto recordar el ir registrando las lecciones aprendidas
  4. Cuidar el lado humano del cambio. Asegurando que la gente está lista, quiere y puede abrazar la transición hacia la metodología OKR
  5. Realizar pruebas piloto. Comenzar con algunos equipos, evaluar, calibrar y luego expandir de forma progresiva hacia el resto de la organización

En la actualidad se cuenta con herramientas tecnológicas que facilitan la co-creación de manera remota, la programación de OKRs para su seguimiento, así como la evaluación de resultados en tiempo real. Las mismas dan visibilidad sobre los avances y empoderan a los equipos de trabajo para asumir su rol en cualquier modalidad de trabajo, ya sea presencial o virtual. Y aunque existe una curva de aprendizaje asociada, el proceso se puede acelerar con la ayuda de tutoriales, webinars o facilitadores especialistas en este tipo de soporte.

Comentario final.

Es posible medir e incrementar la productividad aún en los esquemas de trabajo más vanguardistas. Al integrar los esfuerzos de un equipo de personas alrededor de una misión común, se obtienen organizaciones exitosas que logran más con menos y que inspiran a los demás.

Al respecto dejamos tres preguntas para reflexionar:

  • En tu organización, ¿las métricas están alineadas con los objetivos estratégicos? ¿En qué grado las tareas del día a día contribuyen a estos?
  • ¿Cómo liderar este tipo de cambios desde la óptica de gente?
  • ¿Tienes alguna historia de éxito que compartir al respecto?

Nos encantará saber tus comentarios. Gracias por leernos.

Con información de: The Asana Playbook to OKR. 2020

Crédito Fotos: Freepik.es

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