El uso de datos para la toma de decisiones: ¿Cómo gestionar la transformación al interior de la organización?

A propósito de nuestro tema de otoño, enfocado a evaluar cómo nos ha ido con los objetivos planteados para el año, bien vale revisar los puntos principales del artículo “Data Driven Transformation: Accelerate at Scale now” (publicado por The Boston Consulting Group en mayo de 2017); el cual, hace referencia a esfuerzos que buscan re-inventar la estructura de TI en la organización. Mismos que si bien, se reconocen como estratégicos y se les destinan recursos considerables, en muchos casos, implementarlos termina siendo poco exitoso o los resultados tardan más de lo esperado en poder palparse.

El artículo propone 3 pasos para lograr un abordaje más ágil, efectivo y con mayores probabilidades de éxito en este tipo de transformaciones. A continuación, una síntesis de los puntos principales de la lectura:

¿Qué mueve a una compañía a buscar una re-estructuración ágil de TI? El uso de datos para la toma decisiones es un diferenciador entre competidores; las reglas de los negocios se reescriben cada vez más rápido; y, lo que típicamente se busca, es estar a la vanguardia sin poner en riesgo a la compañía en el proceso.

Para ello, el método debe ser conveniente en cuanto a costo-beneficio, incremental y sostenible en el tiempo.

Los tres principales pasos para la transformación.

1) Iniciar con pilotajes que generen victorias rápidas. Esfuerzos de pocas semanas y hasta seis meses, que mejoren el desempeño de un área clave y cuyos resultados sean tangibles casi de inmediato.

Con ello se podrán dimensionar los posibles beneficios a futuro, se contará con lecciones aprendidas y, en algunos casos, se contará con ahorros que contribuyan a costear las siguientes etapas de la transformación.

2) Diseñar un plan que abarque las necesidades de alta prioridad. Puede comenzar mientras las primeras iniciativas están en proceso. Consiste en generar un portafolio de oportunidades, identificando y priorizando funciones o áreas que se beneficiarán más con la transformación.

En esta fase se invierte en generar una visión compartida acerca de la transformación y en comunicarla con los equipos de trabajo para ganar soporte en los cambios requeridos.

Además, es necesario realizar un diagnóstico sobre el uso de datos, el grado de digitalización de la información y las capacidades de TI en la organización.

Así pues, la metodología propuesta por The Boston Consulting Group (BSC) para una transformación de TI exitosa consiste en:

  • Construir una visión. ¿Para qué se hace este esfuerzo? ¿Qué se busca obtener? ¿Es una mejora de las prácticas actuales o una transformación radical?
  • Generar el portafolio de iniciativas. Contemplando el establecer un método para priorizarlas. Algunos factores a considerar son: qué tanto un proyecto nos ayuda a mejorar la disponibilidad de la información, a cumplir con un elemento regulatorio, a simplificar un proceso, a obtener beneficios para los clientes, a reducir costos, etc.
  •  Seleccionar un modelo de análisis de datos. Para ello, la compañía debe determinar cómo quiere que opere esta función. Y así, seleccionar la mejor herramienta, tomando también como referencia las capacidades internas, para saber en dado caso qué componentes realizar en casa y cuales delegar a un proveedor externo
  • Establecer una estructura de gobierno de datos. Consiste en asegurar que la calidad e integridad de la información se utilizará para tomar decisiones de negocio, estableciendo indicadores que monitoreen la calidad de la información y esquemas de mejora continua
  • Definir la infraestructura necesaria. Es en esta etapa que se evalúa si la infraestructura actual es suficiente para las necesidades futuras, si se tiene el tipo de tecnología adecuada y el modelo de operación óptimo

3) Organizarse para el buen desempeño sostenido. El éxito, como en cualquier viaje de cambio, se mide por resultados que se mantienen en el tiempo. Por lo tanto, en la tercera fase de la transformación, se proponen cuatro actividades: crear nuevos roles y procesos de gobierno de datos; fomentar una cultura de uso de datos para la toma de decisiones; adoptar esquemas de trabajo que fomenten la agilidad; y cultivar el talento y habilidades necesarias para gestionar una organización centrada en datos

Así pues, aunque pareciera una tarea titánica el esfuerzo de transformar a la organización hacia una cultura de uso de datos, aquí se presenta un método práctico para abordar el viaje de cambio.

Al respecto, si participas en un esfuerzo de esta naturaleza:

  • ¿Se han considerado el generar victorias rápidas para ganar momentum?
  • ¿Se han priorizado las necesidades de TI en la organización?
  • ¿Qué se requiere ajustar en esta recta final del año para lograr los objetivos planteados?

Nos encantará saber tus comentarios y reflexiones al respecto.

Para consultar el artículo en su versión completa en inglés puedes consultar la siguiente liga:

https://www.bcg.com/en-mx/publications/2017/digital-transformation-transformation-data-driven-transformation.aspx

¿Quieres tener una organización más ágil?

5 características que pueden hacer la diferencia

Ante un entorno que se transforma con mayor velocidad, las empresas luchan por mantener el paso atendiendo las necesidades de clientes e inversionistas. La presión aumenta si se toman en cuenta otros factores como la competencia, nuevas tecnologías y la baja disponibilidad de talentos clave en las organizaciones.

Por ello, es fundamental que tu empresa pueda responder de manera óptima ante el cambio rápido de prioridades. Así pues, en esta entrada presentamos las 5 características que pueden hacer la diferencia para tener una organización más ágil*.

Pero antes, hablemos del nuevo paradigma de las organizaciones.

En el siglo pasado, éstas se conceptualizaban como  máquinas, es decir, con un fuerte enfoque en eficiencias, control de calidad, jerarquías, especialización y operadas mediante un sistema científico de gestión.

–Hoy en día, las empresas se entienden mejor si son vistas como organismos vivos, que evolucionan y se adaptan a los cambios, en donde las fronteras entre roles importan menos y la acción importa más, los líderes marcan el rumbo y los equipos de trabajo practican la auto-responsabilidad.

Así pues, las empresas para ser verdaderamente ágiles, requieren al mismo tiempo ser estables y dinámicas.

Lo anterior a través de dos tipos de estructuras: unas que evolucionen lentamente y soporten a las otras, que son las que se adaptan rápidamente a nuevos retos y oportunidades.

Se oye bien. Sin embargo, aunque para muchos líderes la agilidad organizacional ya está entre sus principales prioridades, pocos han logrado alcanzarla. 

Las cinco características de una organización ágil

El reto para alcanzar una mayor agilidad está en contar con las 5 características trabajando de forma coordinada.  Cada característica implica un cambio de mentalidad el cual se explica a continuación:

1. Rumbo definido y permeado en toda la organización

Cambio mental:

–pasar de “en un ambiente de escasez, tendremos éxito capturando valor de la competencia, clientes y proveedores para nuestros inversionistas”

–hacia “reconociendo la abundancia de oportunidades y recursos disponibles, tendremos éxito al co-crear valor con y para todas nuestras audiencias clave (stakeholders)”

2. Red de equipos empoderados

Cambio mental:

–pasar de “la gente necesita ser dirigida y gestionada, de lo contrario, desconocerán qué hacer, sólo dedicarán a cuidarse y habrá caos”

–hacia “al tener una responsabilidad clara y autoridad, la gente estará altamente comprometida, se cuidará entre sí, encontrarán soluciones ingeniosas y obtendrán resultados excepcionales”

3. Ciclos rápidos de aprendizaje y toma de decisiones

Cambio mental:

–pasar de “para obtener el resultado que se busca los altos mandos y los más experimentados deben definir el rumbo, detallar los planes para llegar y determinar cómo minimizar los riesgos”

–hacia “vivimos en un entorno cambiante y no podemos predecir exactamente lo que depara el futuro. La mejor forma de minimizar el riesgo y tener éxito es aceptando la incertidumbre y ser los más rápidos y productivos al probar cosas nuevas”

4. Modelo de capital humano dinámico y que detone la pasión

Cambio mental:

–pasar de “para alcanzar los resultados, los líderes deben controlar y dirigir el trabajo, especificando las tareas de los empleados constantemente”

–hacia “líderes efectivos empoderan a los colaboradores para adueñarse de su rol; y a través de la confianza llevarán a la organización a cumplir su propósito y visión”

5. Tecnología de punta que permita la agilidad

Cambio mental:

–pasar de “la tecnología es un área un soporte que provee servicios específicos, plataformas o herramientas para el resto de la organización conforme lo dictan las prioridades, los recursos y el presupuesto disponibles”

–hacia “la tecnología está completamente integrada y es fundamental en cada aspecto de la organización como un medio para generar valor y reaccionar rápidamente a las necesidades del mercado y las audiencias clave (stakeholders)”

La idea en resumen

El entorno actual presiona a las organizaciones para volverse más ágiles. En respuesta, una nueva forma organizacional está surgiendo que presenta las 5 características mencionadas arriba. Éstas permiten un mayor balance entre estabilidad y dinamismo, que derivan en un mejor desempeño y mejores oportunidades de permanencia. 

Lograr mayor agilidad implica cambios de mentalidad en las personas y en los equipos de trabajo, para que finalmente esta característica sea parte del día a día y de su cultura.

¿Cómo saber qué tan ágil es nuestra empresa? ¿Cómo incrementar la agilidad? Si deseas conocer más sobre el tema te invitamos a contactarnos. También nos encantará saber tus comentarios.

*Tomado del artículo: The five trademarks of agile organizations
Por Wouter Aghina, Aaron De Smet, Gerald Lackey, Michael Lurie, and Monica Murarka

Fuente: https://www.mckinsey.com