Tips para el manejo de la comunicación altamente efectiva

Luego de haber diseñado e implementado diversos programas de comunicación exitosos porque – acorde a los clientes – estos programas han sido los detonadores para “abrir el camino hacia el entendimiento de lo que es un cambio o el valor de un proyecto en particular” es importante compartir algunos tips o algunas de las mejores prácticas que se han aterrizado en la acción.   Ello para que tú o alguien de tu equipo puedan capitalizarle:

  • Recordar que la comunicación es un catalizador para el cambio pues ella es la que permite abrir el camino para que la gente transite por las siguientes etapas de manera sencilla:
    • del desconocimiento a la noción de lo que trata el cambio,
    • de la noción al entendimiento o bien, de la noción a la percepción positiva,
    • del entendimiento al involucramiento y
    • del involucramiento al compromiso y a la adopción
  • El tiempo que se invierta en planear y/o generar el plan de comunicación es valiosísimo.   Una hora invertida en la planeación evitará n horas de retrabajo y/o falta de soporte hacia una iniciativa en particular
  • Un plan de comunicación será exitoso en la medida en que este anclado al plan del proyecto y/o cambio a introducir.   En otras palabras, el proyecto técnico es el punto de partida para estructurar el plan de comunicación sobre todo en cuanto al tipo de mensajes que se generarán en relación a cada milestone
  • Si el plan de trabajo de un proyecto ha omitido o pasado por alto el contemplar un plan de comunicación, cuidado. Lo anterior porque es muy probable que la gente – ante la falta de claridad sobre lo qué está pasando – no sólo estará desconcertada sino que se irá haciendo reacia al cambio
  • Iniciado el plan de comunicación no hay marcha atrás – aun cuando las noticias que en ocasiones tengan que darse hablen de retrasos o de cambios al plan original.   Ello porque la comunicación abierta y clara es base para la congruencia y la confianza
  • Los planes de comunicación más exitosos más que unilaterales son bilaterales.  Esto es, son el canal para informar que pasa o que viene pero también el canal para sondear como la gente está reaccionando a la iniciativa y/o que cambios es necesario realizar pues quizá hay brechas o puntos ciegos a abordar
  • Los programas de comunicación altamente efectivos no necesariamente tienen que ir ligados a una alta inversión.   Recordar que lo más importante es entender la cultura organizacional y ser muy creativos para capitalizar lo existente
  • Ante la pregunta de cuánto invertir en las iniciativas de comunicación, se ha observado que en los proyectos de cambio exitosos, el rango destinado oscila entre el 20% y el 35% del monto total destinado a gestionar el cambio..
  • En los programas de comunicación recordar que menos es más.  Esto es, para tener un mayor impacto, concentrar los esfuerzos en sólo tres o cuatro ideas centrales y también siempre cuidar que el lenguaje utilizado sea claro y sencillo
  • Cuando estén por lanzarse los mensajes a todas las audiencias, contemplar el tiempo que se requiere para su lanzamiento y/o las limitaciones tecnológicas que puedan suscitarse.  Ello por ejemplo en cuanto al envío de los mensajes a las diferentes usuarios en sus respectivas cuentas de correos
  • Validar que las cuentas de los usuarios y/o las bases de datos de las diferentes audiencias están actualizadas
  • Asegurar que si se crea una página de web para el proyecto y/o simplemente se tiene una cuenta de correo o un buzón para que la gente de retroalimentación, hay un responsable para dar seguimiento a cada una de las preguntas y/o comentarios
  • Ser abierto para recibir críticas, pues ello será la clave para hacer los ajustes al plan y/o programa de comunicación
  • Estar abierto a introducir nuevas modalidades de comunicación tales como los blogs u otros espacios cibernéticos para fomentar la participación y retroalimentación así como evitar  subestimar el poder de las redes informales.

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